In Vlaamse appartementsgebouwen (± 150.000 gebouwen met ~980.000 wooneenheden) botsen belangen geregeld. Met de juiste structuur, dialoog en (para)juridische opties kan je conflicten snel en fair oplossen. 

Wettelijk vertrekpunt (waar sta je?)

  • Organen & spelregels: de VME werkt met een Algemene Vergadering (AV), syndicus en – vanaf 20 kavels – een raad van mede-eigendom. De AV-notulen moeten binnen 30 dagen worden bezorgd. 
  • Beslissingen betwisten: wie een AV-beslissing wil aanvechten, moet naar de vrederechter binnen 4 maanden vanaf de AV-datum.
  • EPC Gemeenschappelijke Delen: is verplicht en geeft houvast bij discussies over energie/renovatieprioriteiten. 

Typische conflictsituaties & passende oplossingspaden

Conflict Voorbeelden Welke regels/instantie? Pragmatische oplossing
AV-procedure & besluitvorming Twist over agenda, meerderheden, volmachten; laattijdige notulen. Art. 577-6 BW (AV & notulen 30 d).  Formaliseren: eis tijdige notulen; verzamel bezwaar schriftelijk; bij zware onregelmatigheid → vordering binnen 4 mnd.
Lasten & kosten Discussie over verdeelsleutel (waarde vs. nut), achterstallen. Statuten/reglement; invordering door syndicus.  Transparantie: vraag inzage in rekeningen/offertes; stel afbetalingsplan voor; agendeer verduidelijking verdeelsleutel.
Techniek & energie Liftstoringen, brandveiligheid, EPC-GD ontbreekt. VEKA/EPC-GD info & verantwoordelijkheid VME/syndicus.  Roadmap: laat EPC-GD opmaken; plan op basis aanbevelingen; koppel budget aan reservefonds.
Burenhinder Lawaai, geur, verbouwingen. Vrederechter (verzoening/bemiddeling); bemiddeling erkend in Gerechtelijk Wetboek.  Escalatie in trappen: interne melding → bemiddeling/verzoening (gratis) → zo nodig dagvaarding.

Escalatieladder (van zacht naar hard)

  1. Interne dialoog via syndicus (e-mail met concrete vraag + bewijs). Laat agenderen voor de AV indien nodig. 
  2. Bemiddeling met erkende bemiddelaar (vrijwillig, vertrouwelijk; buitengerechtelijk of gerechtelijk). 
  3. Verzoening bij het vredegerecht (snel, gratis; ook mogelijk zonder advocaat). 
  4. Procedure (laatste stap): bv. vernietiging AV-beslissing < 4 mnd. 

Tip: kies vroeg voor ADR (Alternative Dispute Resolution). Vlaanderen promoot uitdrukkelijk bemiddeling om rechtszaken te vermijden. 

Template: korte, effectieve conflictmail

Onderwerp: Melding & verzoek agendering – [onderwerp]
Beste syndicus,
• Feiten & data: …
• Statutaire basis / probleem: …
• Gevraagde actie: …
• Verzoek: agendering op de eerstvolgende AV.
Met dank, [naam, kavel, contact]

Hou het feitelijk; vraag meteen agendering. Zo respecteer je het besluitvormingskader (art. 577-6 BW). 

Voorbeelden uit de praktijk

1) Beslissing over gevelrenovatie wordt betwist

Controleer agenda, quorum, meerderheid en notulen (30 d). Zijn er procedurefouten of inhoudelijke onregelmatigheden? Start tijdig (<4 maanden) een vordering tot vernietiging bij de vrederechter.

2) Structurele liftstoringen zorgen voor spanningen

Vraag inzage in onderhoudscontracten en attesten; koppel aan EPC-GD/renovatieplan; beslis op AV over modernisering en financiering via reservefonds.

3) Lawaaihinder door verbouwingen

Eerst intern: werkuren/werfafspraken via syndicus; lukt dat niet, ga naar verzoening (vredegerecht) of bemiddeling.

Veelgemaakte fouten

  • Wachten op “definitieve” notulen en de viermaandentermijn missen. De klok loopt vanaf de AV-datum. 
  • Geen schriftelijk spoor (geen e-mails/foto’s/offertes), waardoor bewijs zwak is bij verzoening of procedure.
  • Bemiddeling overslaan, terwijl dit vaak sneller en goedkoper sluit.