De syndicus is het uitvoerend orgaan van de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) en staat in voor het administratieve, financiële en technische beheer van de gemeenschappelijke delen. Onderstaande gids bundelt de kerntaken, wettelijke ankers, praktische voorbeelden en betrouwbare bronnen.

Kern in 60 seconden

  • Een syndicus is wettelijk verplicht in elk gebouw met gedwongen mede-eigendom en voert het technische, administratieve en financiële beheer uit. 
  • Het mandaat loopt maximaal 3 jaar en wordt expliciet vernieuwd door de AV; een aparte VME-bankrekening en een boekhouding zijn verplicht. 
  • Notulen van de AV worden in het register ingeschreven en binnen 30 dagen bezorgd aan mede-eigenaars. 
  • Een reservefonds is verplicht (richtsnoer: min. 5% van de gewone lasten van het vorig boekjaar, afwijken kan met 4/5e-meerderheid). 
  • De syndicus waakt over veiligheid en conformiteit (o.a. liften: onderhoud, periodieke controles en 15-jaarlijkse risicoanalyse). 

Administratief beheer

  • AV bijeenroepen (agenda, termijnen) en beslissingen uitvoeren. 
  • Notulen opstellen, in register inschrijven en binnen 30 dagen bezorgen. 
  • Statuten/ROI en contracten archiveren en ter inzage houden.
  • VME en syndicus ingeschreven in KBO (identificatie). 

Financieel beheer

  • Aparte bankrekening op naam van de VME; transparante boekhouding. 
  • Budget & afrekening opstellen; provisies/achterstallen opvolgen.
  • Reservefonds beheren en rapporteren (min. 5%-richtsnoer). 
  • Verzekeringen afsluiten/beheren (gebouw; beroepsaansprakelijkheid voor professionele syndicus via BIV). 

Technisch & veiligheid

  • Onderhoud en herstellingen organiseren (schoonmaak, lift, dak, HVAC). 
  • Liften: onderhoud/controles volgens FOD-normen + risicoanalyse om de 15 jaar. 
  • Brandveiligheid: noodverlichting/keuringen en evacuatieplannen opvolgen (lokale reglementen/expertrapporten). 
  • Noodinterventies en bewarende maatregelen (lekkage, defecten). 

Wettelijke ankerpunten (praktisch)

Onderwerp Wat betekent dit dagelijks? Bron
Verplichte syndicus & rolverdeling Dagelijks aanspreekpunt; uitvoering AV-beslissingen; vertegenwoordigt VME extern. Vlaanderen.be. 
Mandaat max. 3 jaar Contractbeheer, planning AV herbenoeming, evaluatiemoment tegen einde mandaat. Notaris.be. 
Notulen binnen 30 dagen Strakke opvolging na AV; notulen registreren en bezorgen (ook digitaal platform). Wetstekst uittreksel (NL/FR). 
Aparte rekening & boekhouding Dagelijks betalingsverkeer, factuurcontrole, transparante rekeninguittreksels voor VME. Notaris.be · CBN-boekhoudplan. 
Reservefonds (min. 5%-richtsnoer) Maandelijkse/kwartaalstortingen; rapportering en lange-termijnplanning werken. Notaris.be nieuws · Plus Magazine. 
Verzekering (professioneel) Bewijs beroepsaansprakelijkheid + borgstelling bij BIV-erkende syndicus. BIV. 
Liften & veiligheid Contract onderhoud, periodieke controles, risicoanalyse om de 15 jaar; attesten opvragen/bewaren. FOD Economie · FOD brochure.

“Dag van de syndicus” — voorbeeldrooster

  1. 08:30 Inkomende meldingen triëren (lekkage, defecte verlichting, liftfout) → aannemer dispatchen; dringende bewarende maatregel nemen. 
  2. 10:00 Facturen valideren en betalen via aparte VME-rekening; update boekhouding/portaal. 
  3. 11:00 AV-agenda finaliseren en versturen binnen de wettelijke termijnen; offertes toevoegen als bijlage.
  4. 13:30 Liftcontrole plannen; checken of risicoanalyse 15-jaarlijks actueel is. 
  5. 15:00 Schadeclaim brand-/waterschade opvolgen met verzekeraar; communicatie mede-eigenaars.
  6. 17:00 AV-notulen van gisteren: opmaak, registratie & verzending binnen 30 dagen. 

Kwaliteitscontrole & rapportering

  • Maandrapport: kas-/bank, openstaande provisies, status reservefonds.
  • Contractenmatrix: vervaldata verzekeringen, onderhoudscontracten, keuringen (lift, noodverlichting). 
  • Documentenregister: statuten/ROI, AV-notulen, attesten, lastenboeken.

Tip: werk met een gedeeld digitaal portaal: notulen, attesten en facturen blijven voor elke mede-eigenaar raadpleegbaar.

Veelgemaakte fouten (en hoe ze te vermijden)

  • Geen tijdige notulen → risico op betwisting en wantrouwen. Plan onmiddellijk na AV het notulen-traject. 
  • Geen aparte VME-rekening → gebrek aan transparantie. Controleer bankvolmachten en rekeningschema. 
  • Onvolledige liftattesten → mogelijke stillegging en aansprakelijkheidsrisico. Bewaak onderhouds- en risicoanalyse-deadlines. 
  • Onderfinancierd reservefonds → uitstel grote werken, piekbijdragen. Volg min. 5%-richtsnoer of motiveer afwijking (4/5e).