De keuze van je syndicus bepaalt transparantie, naleving én kosten. Met onderstaande vragen toets je wettelijke conformiteit, servicekwaliteit en risicobeperking, onderbouwd met Vlaamse en federale bronnen.

Kort: waarom deze vragen ertoe doen

  • Verplichte syndicus in elk gebouw met gedwongen mede-eigendom; sinds 2017 ook verplicht in de KBO geregistreerd. 
  • Mandaat max. 3 jaar, expliciet hernieuwbaar via AV; aparte VME-rekening en boekhouding verplicht.
  • Professionele syndici zijn verzekerd via de collectieve BIV-polis (BA + borg). 
  • EPC Gemeenschappelijke Delen en technische veiligheid (o.a. liften) vragen aantoonbare processen.

Interviewvragen per thema (met waarom & bewijs)

1) Legal & governance

  1. KBO & BIV: “Kunt u uw KBO-inschrijving voor het mandaat en uw BIV-nummer tonen?”
    Zonder correcte inschrijving ontbreekt basislegitimiteit; BIV-nummer bevestigt erkenning/verzekering.
  2. Mandaatduur: “Staat uw contract op ≤3 jaar en hoe verloopt herbenoeming?”
    Wettelijk max. 3 jaar; verlenging enkel via uitdrukkelijke AV-beslissing.
  3. Notulen & register: “Hoe garandeert u notulen binnen 30 dagen en inzage in het register?”
    Termijn en registratie zijn wettelijk verankerd.
  4. Deontologie & klachten: “Hoeveel tuchtklachten kreeg u de laatste 3 jaar? Waar kan de RvME dat verifiëren?”
    BIV heeft tuchtprocedure en publiceert beslissingen; check het BIV-register.

2) Financieel & transparantie

  1. Aparte VME-rekening: “Beheert u een bankrekening op naam van de VME? Toon een geanonimiseerde afrekening.” 
  2. Tariefstructuur: “Welke prestaties zijn forfaitair vs. aanvullend gefactureerd? Geef uw tariefboek.”
    Schriftelijke overeenkomst met opgesomde prestaties is verplicht.
  3. Reservefonds: “Hoe bewaakt u de minimumbijdrage en rapportering?”
    Reservefonds verplicht; richtsnoer min. 5% van vorige jaarlasten (afwijking mogelijk mits 4/5e).

3) Techniek, veiligheid & energie

  1. EPC Gemeenschappelijke Delen: “Hoe organiseert u opmaak/updating EPC-GD en communicatie naar eigenaars?” 
  2. Liften: “Wanneer was de laatste 15-jaarlijkse risicoanalyse en wie is de EDTC?”
    De FOD-normering vereist periodiek onderhoud en risicoanalyse om de 15 jaar.
  3. Noodbeheer: “Welke SLA’s hanteert u bij water-/brandschade en wie beslist over bewarende maatregelen?”
    De syndicus moet onmiddellijk bewarend optreden en AV-beslissingen uitvoeren.

4) Service, rapportering & digital

  1. Eigenaarsportaal: “Krijgen eigenaars 24/7 toegang tot notulen, attesten, rekeninguittreksels?”
    Verhoogt transparantie en helpt tijdig aanleveren van wettelijke info (EPC-GD, liftdossiers, enz.).
  2. Rapportering: “Welke KPI’s rapporteert u maandelijks (openstaande provisies, reservefonds, compliance-kalender)?” 

5) Verzekering & risico

  1. BA & borg: “Bezorg een recent attest van beroepsaansprakelijkheid en borgstelling.”
    BIV-leden zijn automatisch verzekerd via de collectieve polis; toch attesten opvragen.
  2. Contractuele risico’s: “Hoe vermijdt u belangenconflicten bij leverancierskeuze?” (min. 2–3 offertes, transparant verslag)

Voorbeelden van goede antwoorden

  • “Mandaatcontract 36 mnd, herbenoeming via AV-stemming; notulen max. 30 dagen na AV.”
  • “EPC-GD: lijst energiedeskundigen, jaarlijkse opvolgkalender, publicatie op eigenaarsportaal.” 
  • “Liften: EDTC = XYZ; risicoanalyse 2020 → hernieuwing gepland in 2035; alle attesten centraal.”
  • “BA-attest BIV + polisnummer; aparte VME-rekening met maandrapport.” 

Rode vlaggen (vermijden)

  • Geen verifieerbaar BIV-nummer of KBO-inschrijving. 
  • Contract >3 jaar of stilzwijgende verlenging zonder AV-beslissing. 
  • Onzekerheid over EPC-GD of liftrisicoanalyse (15-jaarslimiet overschreden). 
  • Geen aparte VME-rekening of onduidelijk tariefboek (forfaitair vs. aanvullend). 

Kader: waarom zoveel aandacht voor selectie?

Appartementen zijn al jaren een groot en groeiend deel van de Vlaamse woningvoorraad; professioneel beheer raakt dus veel gezinnen. Gebruik daarom een gestructureerde vragenlijst, verifieer BIV-erkenning en KBO-inschrijving en vraag bewijsstukken (attesten, notulen, portaal-screenshot) in plaats van louter beloften.