Criteria Voor Het Kiezen Van Een Syndicus
Het kiezen van de juiste syndicus is essentieel voor het efficiënt beheer van een mede-eigendom. Een goede syndicus zorgt voor een soepel verloop van het dagelijkse beheer, onderhoud, en de naleving van wettelijke verplichtingen.
De juiste syndicus maakt aantoonbaar verschil in transparantie, naleving en total cost of ownership. Hieronder vind je objectieve selectiecriteria, checklists en een scorematrix — onderbouwd met Vlaamse bronnen.
Waarom een sterke selectie ertoe doet
- Appartementen zijn het meest voorkomende woningtype in Vlaanderen (29% in 2024) — professioneel beheer raakt dus veel Vlamingen.
- Vlaanderen telt bijna 150.000 appartementsgebouwen met ~980.000 wooneenheden; meer dan de helft is ouder dan 1981 → nood aan planmatig beheer/renovatie.
Minimum must-haves (wettelijk & governance)
| Criteria | Wat verifieer je? | Bron |
|---|---|---|
| KBO-registratie VME + mandaat syndicus | VME én syndicus staan ingeschreven in de KBO; bewijs via ondernemingsloket/KBO Public Search. | Vlaanderen.be. |
| Mandaatduur max. 3 jaar | Contract vermeldt looptijd ≤3 jaar en herbenoeming enkel via uitdrukkelijke AV-beslissing. | Notaris.be. |
| Aparte VME-rekening & boekhouding | Bankrekening op naam van de VME + transparante afrekening/boekhouding. | Notaris.be. |
| AV-notulen binnen 30 dagen | Track record van tijdige notulen en registratie in het register; vraag recente voorbeelden. | Art. 577-6 BW (uitleg). |
| Reservefonds (min. 5% richtsnoer) | Controleer dat de syndicus de wettelijke storting organiseert/rapporteert en afwijkingen correct laat beslissen. | Notaris.be · Plus Magazine. |
| BA-verzekering & borg (professioneel) | Vraag polisattest; BIV-leden zijn verzekerd via collectieve polis (incl. borg). Vrijwillige syndicus: eigen polis. | BIV. |
| EPC Gemeenschappelijke Delen | Check dat EPC-GD aanwezig is (≥2 residentiële eenheden) en dat taken correct opgevolgd worden. | Vlaanderen/VEKA. |
| Technische compliance (liften, …) | Bewijs van periodiek onderhoud + risicoanalyse lift om de 15 jaar via EDTC. | FOD Economie. |
| Toezicht Raad van mede-eigendom (≥20 kavels) | Voor grotere gebouwen moet de RvME opgericht en actief zijn (controle op beheer). | Art. 577-8/1 BW. |
Inhoud van de offerte/overeenkomst (wat vraag je?)
- Forfaitaire vs. aanvullende prestaties expliciet opgelijst (geen “open eind”).
- SLA’s: responstijd storingen, AV-termijnen, rapportagekalender.
- Procurementbeleid: aantal offertes bij werken; belangenconflict-clausule.
- Digitale transparantie: eigenaarsportaal met notulen, attesten, rekeninguittreksels.
Tip: vraag bewijs (attesten, voorbeeldnotulen, portaal-screenshot) i.p.v. enkel beloften.
Technisch & energie
- Plan voor EPC-GD beheer en communicatie naar mede-eigenaars.
- Liftcompliance: onderhoudscontract + laatste risicoanalyse (≤15j).
- Langetermijnonderhoudsplan (dak, gevel, HVAC, brandveiligheid).
RFP-vragenlijst (kopieer/gebruik)
- Kunt u uw KBO-inschrijving (VME-beheer/mandaat) en BIV-nummer voorleggen?
- Lever een overzicht van forfaitaire prestaties en aanvullende prestaties met tarieven.
- Hoe garandeert u notulen binnen 30 dagen? Voorbeeld meest recente notulen graag.
- Toon bewijs aparte VME-rekening en modeljaarafrekening.
- Bezorg BA-verzekeringsattest (en borg, indien BIV).
- Wat is uw procedure voor EPC-GD & liftrisicoanalyse (≤15 jaar)?
- Welke SLA’s hanteert u bij storingen/noodsituaties? Referenties a.u.b.
Scorematrix (voorbeeld)
| Cluster | Weegfactor | Criteria | Score 1–5 |
|---|---|---|---|
| Legal & governance | 30% | KBO-registratie, mandaat ≤3j, notulen 30d, BA-polis/borg, RvME (indien ≥20). | __ |
| Financieel | 20% | Aparte rekening, helder tariefboek (forfaitair/aanvullend), rapportering. | __ |
| Technisch & veiligheid | 20% | Lift-compliance (15-jaar analyse), brandveiligheidsdossiers, onderhoudsplan. | __ |
| Energie & EPC-GD | 10% | EPC-GD aanwezig en processen/communicatie op orde. | __ |
| Service & digital | 10% | Eigenaarsportaal, SLA’s, responstijden, referenties. | __ |
| Kost | 10% | Totaalkost incl. supplementen (transparant t.o.v. scope). | __ |
Bereken een gewogen totaalscore: som(weegscores × subscores). Kies de hoogste score ≥4/5 op “Legal & governance”.
Rode vlaggen (vermijden)
- Geen of onduidelijke KBO/BIV identificatie; geen BA-attest.
- Overeenkomst zonder duidelijke scheiding forfaitair vs. aanvullend.
- Notulen structureel te laat (>30 dagen).
- Geen bewijs van EPC-GD of liftrisicoanalyse (≥15 jaar overschreden).
Korte voorbeelden
- Kleine VME (10 kavels): focus op basistarieven, boekhouding en EPC-GD; RvME is facultatief.
- Middelgrote VME (40 kavels): RvME verplicht; vraag kwartaalrapporten, SLA storingen en compliance-kalender (liften/brand).