Opstellen Van De Jaarrekening
Het opstellen van de jaarrekening is een essentieel onderdeel van het financieel beheer van een mede-eigendom. De jaarrekening biedt een overzicht van de financiële positie van de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) en helpt bij het waarborgen van transparantie en verantwoordelijkheid.
De jaarrekening geeft elke mede-eigenaar duidelijk zicht op inkomsten, uitgaven, saldi en rechten/plichten in de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME). Hieronder vind je het wettelijke kader, de verplichte inhoud, een stappenplan, voorbeelden en Vlaamse/Belgische bronnen.
1) Wettelijk kader — wat is verplicht?
- Boekhoudingstype: VME’s met ≥ 20 kavels (excl. kelders/garages/parkings) voeren dubbele boekhouding volgens het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel (KB 12/07/2012 + bijlage). Kleinere VME’s (< 20 kavels) mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren.
- Inhoud vereenvoudigde boekhouding (kleine VME): minstens ontvangsten/uitgaven, kas- en rekeningsaldi, mutaties van werk- en reservekapitaal, en overzicht van vorderingen/schulden per mede-eigenaar.
- Reservekapitaal: een reservefonds is verplicht; jaarlijkse dotatie minstens 5% van de gewone gemeenschappelijke lasten (sinds 01/01/2019).
- Bankrekeningen: vermogen beheren op afzonderlijke rekeningen op naam van de VME (zicht/werk en reserve).
- Commissaris van de rekeningen: door de AV jaarlijks aan te stellen; controleert de rekeningen en rapporteert.
- Notulen/kennisgeving: beslissingen (incl. goedkeuring jaarrekening en kwijting) binnen 30 dagen aan alle rechthebbenden bezorgen; beroepstermijn 4 maanden.
2) Wat staat er in de jaarrekening?
| Onderdeel | Wat bevat het? | Bron |
|---|---|---|
| Balans (activa/passiva) | Bank- en kasmiddelen, openstaande vorderingen (achterstallen), voorzieningen; passief: schulden, werk- en reservekapitaal. | CBN/KB 12/07/2012 (rekeningenstelsel & voorbeelden). |
| Resultatenrekening | Gewone uitgaven (schoonmaak, energie, onderhoud), buitengewone posten, doorrekeningen en herverdelingen volgens sleutels. | KB 12/07/2012 (MAR-VME). |
| Staat van werk- & reservekapitaal | Openingssaldo, dotaties (min. 5%), bestedingen (bv. dakwerken), eindsaldo’s per fonds. | Belgium.be (5%-regel) + KB rekeningenstelsel. |
| Individuele afrekening per kavel | Kostentoewijzing volgens statutaire sleutels (bv. quotiteiten, liftgebruik, privatieve meters) + saldo en achterstal. | Gecoördineerde wettekst & praktijkgids Notaris.be. |
| Verslag commissaris | Controle van posten, steekproeven op stukken/bankuittreksels, advies aan AV (goedkeuring/kwijting). | Art. 577-8/2 BW; modelagenda’s immoplatform notaris. |
Tip: zet alle stukken (balans, resultaten, fondsstaat, commissarisverslag) tijdig klaar op het eigenaarsportaal.
3) Stappenplan & deadlines
- Inventaris afsluiten (bank, kas, vorderingen/schulden) en onderbouw (facturen, contracten) bundelen.
- Rekeningen boeken volgens vereenvoudigd schema (< 20 kavels) of MAR-VME (≥ 20 kavels).
- Commissaris geeft verslag (voor AV of op AV, volgens RIO).
- AV: goedkeuring jaarrekening & begroting; kwijting syndicus/commissaris; vastleggen bijdragen en dotatie reservefonds (≥ 5%).
- Na AV: notulen/kennisgeving binnen 30 dagen aan alle rechthebbenden.
4) Klein vs. groot — wat verandert?
| VME-type | Boekhouding | Minimuminhoud |
|---|---|---|
| < 20 kavels | Vereenvoudigd | Ontvangsten/uitgaven, kas-/banksaldi, mutaties werk/reserve, vorderingen/schulden per eigenaar. |
| ≥ 20 kavels | Dubbele boekhouding (MAR-VME) | Balans, resultaten, journalen/subledgers, fondsstaat, individuele afrekeningen. |
5) Rekenvoorbeeld (reservefonds 5%)
Gegeven: gewone gemeenschappelijke lasten jaar N = € 96.000. Wettelijke dotatie = minstens 5%.
- Minimale dotatie N+1 = 0,05 × 96.000 = € 4.800 (verdeeld volgens statutaire sleutel of AV-beslissing).
- In de jaarrekening: boek dotatie op reservekapitaal, toon eindsaldo reservefonds en geplande bestedingen.
6) Veelgemaakte fouten & hoe vermijden
- Geen aparte VME-rekeningen → open zicht- en reserverekening op naam van de VME; vermijd rekeningen op naam van de syndicus.
- Onvolledige stukken → voeg bankuittreksels, contracten, attesten en achterstallenlijst toe; commissaris moet kunnen verifiëren.
- Te late kennisgeving → notulen/jaarrekening binnen 30 dagen verzenden; anders verhoogt betwistingsrisico.
- 5%-regel vergeten → plan dotatie in begroting en AV-agenda; motiveer hogere/lager geplande dotaties met meerjarenplan.