Een goed voorbereide AV bespaart tijd, beperkt discussies en maakt beslissingen juridisch solide. Hieronder vind je een praktisch draaiboek met wettelijke ankerpunten, voorbeelden en Vlaamse bronnen.

Wat móét voorbereid worden (wettelijk)

  • Jaarlijkse AV in vaste periode (max. 15 dagen) van het RIO; convocatie minstens 15 dagen vooraf (behalve hoogdringendheid), per aangetekende brief of een vooraf aanvaarde alternatieve wijze. 
  • Agenda vastleggen en stukken beschikbaar maken voor inzage over de geagendeerde punten (recht op inzage/portaal). 
  • Agendapunten door mede-eigenaars: kunnen te allen tijde aan de syndicus worden bezorgd; komen op de eerstvolgende agenda rekening houdend met de verzenddatum van de convocatie.
  • Quorums op de dag zelf: dubbel aanwezigheidsquorum of 3/4-aandelen; zo niet → tweede AV ≥15 dagen later, die beslist ongeacht aanwezigheid. 
  • Notulen/kennisgeving binnen 30 dagen aan alle rechthebbenden; opname in register. Termijnen zijn relevant voor het eventueel aanvechten (2 maanden na kennisgeving, uiterlijk 4 maanden na AV). 
  • Wie kan AV afdwingen? Syndicus verplicht bij verzoek van mede-eigenaars met ≥1/5 van de aandelen (verzoek A.R.); bij uitblijven mag één van hen zelf bijeenroepen. 
  • Deelname vanop afstand kan als de convocatie dit voorziet (hybride AV). 

Stappenplan & tijdslijn

Timing Actie Toelichting/bron
T-8 tot T-4 weken Inventaris agendapunten (jaarrekening/begroting, contracten, keuringen, EPC-GD, werken, mandaten) Verzamel bewijsstukken en geef inzage voor geagendeerde punten via portaal of inzagemoment. 
T-4 tot T-3 weken Laatste oproep aan mede-eigenaars om punten te melden Te allen tijde mogelijk; wat na opmaak convocatie komt, gaat naar de volgende AV. 
T-15 dagen (min.) Convocatie versturen + definitieve agenda + wijze van inzage Minstens 15 dagen vooraf; aangetekend of vooraf aanvaarde alternatieve zending. 
Dag van de AV Quorumcontrole, voorzitter (mede-eigenaar) en secretaris aanduiden; stemmen en notuleren Quorums en voorzitterschap: art. 577-6. 
T+0 Notulen op einde zitting laten ondertekenen (voorzitter, secretaris, aanwezigen/lasthebbers) Vereiste vermeldingen/ondertekening. 
T+30 dagen (max.) Kennisgeving beslissingen aan alle rechthebbenden + opname in register Termijn start beroep (2 maanden na kennisgeving; uiterlijk 4 maanden na AV). 
Indien geen quorum 2e AV bijeenroepen ≥15 dagen later Beslist ongeacht aanwezigheden/aandelen.

Modelagenda (voorbeeld)

  1. Opening, aanwezigheden, quorumcontrole en aanduiding voorzitter/secretaris. 
  2. Goedkeuring notulen vorige AV (eventueel opmerkingen/rectificaties).
  3. Jaarrekening & verslag commissaris; stemming. 
  4. Begroting en bijdragen/callings; machtiging syndicus voor betalingen binnen budget.
  5. Onderhoud & wettelijke keuringen (bv. liften) + planning.
  6. Energie & renovatie: EPC Gemeenschappelijke Delen, collectieve woningpas, renovatiemasterplan/premies. 
  7. Contracten (poets, onderhoud, verzekering), selectie & looptijden.
  8. Aanstelling/herneming syndicus; vergoeding; raad van mede-eigendom/commissaris.
  9. Door mede-eigenaars ingediende agendapunten (schriftelijk toegevoegd vóór convocatie). 
  10. Rondvraag/varia (bespreking, geen beslissingen buiten agenda).

Let op: beslissen kan in principe enkel over geagendeerde punten; “varia” is voor info. 

Documenten klaarzetten (checklist)

  • Jaarrekening + toelichting, begroting, saldo per kavel.
  • Contracten/offertes en keuringattesten (liften e.d.).
  • EPC-GD + aanbevelingen; collectieve woningpas link. 
  • Overzicht hangende procedures en opvragingen bij overdracht (art. 577-11). 

Tip: Vlaanderen telt ± 150.000 appartementsgebouwen met 980.000 wooneenheden → digitale dossieropbouw (woningpas) versnelt besluitvorming. 

Valkuilen en hoe ze te vermijden

  • Te late agendapunten → verplaats naar volgende AV (zet dit expliciet in de bevestiging aan de aanvrager). 
  • Quorum niet gehaald → plan meteen de 2e AV (ten vroegste na 15 dagen) in de convocatie-fallback. 
  • Onvoldoende inzage → vermeld in convocatie hoe en waar stukken geraadpleegd kunnen worden.
  • Termijnen notulen overschreden → beslissingen kwetsbaar voor betwisting; 2 mnd na kennisgeving (max. 4 mnd na AV). 

Veelgestelde praktische vragen

Kan ik een punt op de agenda krijgen als eigenaar?

Ja. Bezorg het schriftelijk aan de syndicus; wettelijk kan dit te allen tijde. Komt het te laat voor de lopende convocatie, dan moet het op de volgende AV geagendeerd worden.

Wat als de syndicus géén AV samenroept?

Eigenaars met samen ≥ 1/5 van de aandelen kunnen AV laten samenroepen; bij uitblijven mogen zij zelf bijeenroepen.

Mogen we volledig vanop afstand vergaderen?

Deelnemen vanop afstand mag als de convocatie dit voorziet (hybride digitale AV). Leg techniek en stemprocedure vooraf vast.