Wat is een Syndicus?
Een syndicus speelt een cruciale rol in het beheer van mede-eigendom, zoals appartementsgebouwen en andere gemeenschappelijke eigendommen.
De syndicus is het uitvoerend orgaan van een vereniging van mede-eigenaars (VME). Hij/zij beheert het gebouw administratief, financieel en technisch, voert de beslissingen van de algemene vergadering (AV) uit en vertegenwoordigt de VME in rechte. De aanstelling is wettelijk verplicht zodra er gedwongen mede-eigendom is (appartementsgebouw).
Waarom de syndicus ertoe doet (context Vlaanderen)
- Vlaanderen telt ruim ~150.000 appartementsgebouwen met ongeveer 980.000 wooneenheden — beheer is dus geen niche.
- De syndicus is altijd verplicht bij gedwongen mede-eigendom; dit kan een professionele syndicus of een mede-eigenaar (vrijwillige/occasionele syndicus) zijn. Taken en bevoegdheden zijn in beide gevallen dezelfde.
Takenpakket (kern)
- Uitvoering AV Beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren/laat uitvoeren; dagelijks beheer van gemeenschappelijke delen.
- Financiën Boekhouding voeren, budget & afrekening opstellen, aparte bankrekening op naam van de VME beheren.
- Vertegenwoordiging VME vertegenwoordigen in rechte en in het maatschappelijk verkeer.
- Documentbeheer Statuten/ROI, register met besluiten, contracten en onderhoudsdossiers bewaren en ter inzage houden.
Wettelijke ankerpunten
- Mandaatduur Maximaal 3 jaar, verlenging enkel via uitdrukkelijke AV-beslissing.
- Notulen & register Beslissingen van de AV worden geregistreerd en binnen 30 dagen aan mede-eigenaars bezorgd.
- Reservefonds Sinds 1/1/2019 verplicht; jaarlijkse storting minstens 5% van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar (uitzonderingen via 4/5-meerderheid).
- Verzekering Een professionele syndicus moet een verzekering beroepsaansprakelijkheid en een financiële borgstelling hebben (BIV-plicht).
Professionele vs. vrijwillige syndicus
| Aspect | Professioneel (BIV-erkend) | Vrijwillig (mede-eigenaar) | Bron |
|---|---|---|---|
| Bevoegdheden & taken | Identiek volgens wet (administratief, financieel, technisch, vertegenwoordiging VME). | Vlaanderen.be. | |
| Verplichte waarborgen | Verzekering beroepsaansprakelijkheid + financiële borgstelling via BIV. | Niet vereist door BIV; AV kan wel voorwaarden opleggen. | BIV. |
| Mandaat | Max. 3 jaar, expliciet hernieuwbaar door AV. | Notaris.be. | |
| Aparte rekening VME | Verplicht apart beheer op naam van de VME. | Notaris.be. | |
Contract & transparantie
Sinds de hervorming is een schriftelijke syndicusovereenkomst verplicht met een duidelijke opsomming van forfaitaire en aanvullende prestaties en vergoedingen. Dit voorkomt discussies over “extra” kosten.
- Leg service-niveaus vast (termijnen voor AV, notulen, offertes en interventies).
- Voorzie rapportage over werkkapitaal en reservefonds (min. 5%-regel).
Voorbeeld (kleine VME, 8 appartementen)
De VME kiest een vrijwillige syndicus. De AV bepaalt mandaat (3 jaar), ondertekent een contract met takenlijst, opent een aparte VME-rekening en activeert een reservefonds (min. 5% van vorige jaarlasten). Voor grotere werken vraagt de syndicus meerdere offertes en legt die voor aan de AV.
Bronnen: Notaris.be; Vlaanderen.be; Notaris-brochure (reservefonds).
Voorbeeld (middelgrote VME, 40 appartementen)
De VME werkt met een professionele syndicus (BIV). Naast de syndicus stelt de AV een raad van mede-eigendom aan als toezichtsorgaan (vanaf ≥20 kavels verplicht). De notulen worden binnen 30 dagen rondgestuurd en geregistreerd.
Checklist bij (her)aanstelling van een syndicus
- Bevestig mandaatduur ≤ 3 jaar en geen stilzwijgende verlenging.
- Controleer aparte bankrekening op naam VME en rapportering per fonds.
- Vraag bewijs van beroepsaansprakelijkheidsverzekering en borg (professioneel).
- Valideer proces voor notulen binnen 30 dagen en inzage in het register.
- Verzeker naleving van reservefonds (min. 5%) en plan groot onderhoud op lange termijn.