In elk appartementsgebouw met gedwongen mede-eigendom is een syndicus verplicht. Het mandaat, de taken en de controlemechanismen zijn nauwkeurig wettelijk geregeld, met extra Vlaamse verplichtingen (bv. EPC gemeenschappelijke delen). Dit artikel bundelt de kernregels, voorbeelden en officiële bronnen.

1) Wettelijke basis — wat is verplicht?

  • Verplichte syndicus voor elk gebouw in gedwongen mede-eigendom; vertegenwoordigt de VME en beheert technisch, administratief en financieel. 
  • Mandaatduur: max. 3 jaar, hernieuwbaar via uitdrukkelijke AV-beslissing (geen stilzwijgende verlenging).
  • KBO-registratie: zowel de VME als het mandaat van de syndicus moeten in de Kruispuntbank van Ondernemingen geregistreerd worden (via ondernemingsloket). 
  • Schriftelijke syndicusovereenkomst met lijst van forfaitaire en aanvullende prestaties en vergoedingen (vanaf 1/1/2019). Niet-vermelde prestatie = geen vergoeding tenzij AV beslist. 
  • Aparte VME-rekening, boekhouding en transparante afrekening; professionele syndicus heeft beroepsaansprakelijkheids­verzekering (BA) en borgstelling (BIV-polis).
  • AV-notulen: binnen 30 dagen registreren en bezorgen aan elke titularis van een zakelijk recht. 
  • Reservefonds: wettelijk verplicht; storting minstens 5% van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar (afwijking kan met 4/5e-meerderheid). 
  • Raad van mede-eigendom verplicht vanaf ≥20 kavels (excl. kelders/garages/PP) om het beheer van de syndicus te controleren. 
  • EPC Gemeenschappelijke Delen verplicht voor gebouwen met ≥2 residentiële eenheden (uitzondering voor recente nieuwbouw met uitgestelde verplichting). 

2) Takenpakket van de syndicus (dagelijks & statutair)

  • Uitvoeren van AV-beslissingen en dagelijks beheer van gemeenschappelijke delen. 
  • VME extern vertegenwoordigen (in rechte en in het maatschappelijk verkeer). 
  • Financieel beheer: begrotingsraming, inning provisies, betalingen, boekhouding volgens KB/CBN-plan. 
  • Contractbeheer & belangenconflict-regels (bv. transacties met gelieerde ondernemingen enkel na AV-toestemming). 
  • Technische conformiteit & veiligheidsattesten organiseren (o.a. liften, brandveiligheid) en EPC-GD.
  • Documentbeheer: register & tijdige notulen; overdracht volledig dossier aan opvolger binnen 30 dagen einde mandaat. 

3) Algemene Vergadering (AV) — spelregels

  • Jaarlijkse AV bijeenroepen binnen de in het RIO bepaalde periode; syndicus agendeert tijdig voorstellen. 
  • Notulen binnen 30 dagen registreren & bezorgen; starttermijnen om beslissingen te betwisten lopen nadien (rechter binnen 4 maanden). 
  • Raad van mede-eigendom (vanaf ≥20 kavels) toezicht op beheer en periodieke rapportering. :

Tip: gebruik een digitaal eigenaarsportaal voor agenda, notulen, attesten en afrekeningen — verhoogt transparantie en naleving.

4) Vlaanderen in cijfers — waarom deze regels ertoe doen

  • Vlaanderen telt ± 150.000 appartementsgebouwen met ~980.000 wooneenheden; meer dan de helft dateert van vóór 1981 → grote renovatie- en beheeropgave. 
  • Appartementen zijn het meest voorkomende woningtype (29% van de voorraad in 2024). 

5) Praktische voorbeelden & valkuilen

Situatie Wat moet de syndicus doen? Wettelijke haak
Nieuw mandaat/verlengen Schriftelijke overeenkomst met lijsten (forfaitair/aanvullend) en vergoedingen; geen stilzwijgende verlenging. BW 577-8, §1 (2019). 
Facturen & boekhouding Aparte VME-rekening; boekhouding volgens CBN-plan; jaarafrekening en begroting voorbereiden. Justitie – boekhoudplan VME. 
Einde mandaat Volledig dossier binnen 30 dagen overdragen aan opvolger (rekeningen, contracten, attesten…). DroitBelge (577-8, 9°). 
Bescherming VME Professionele syndicus BA-verzekering & borgstelling (BIV-polis); vermeldingsplicht op documenten/website. BIV – verzekering. 
Grote werken/renovaties Reservefonds & EPC-GD op orde; AV beslist met juiste meerderheid; belangenconflicten vermijden. Notaris.be (reservefonds) · Vlaanderen – EPC-GD. 
AV-beslissing betwisten Mede-eigenaar kan naar de rechter; vordering binnen 4 maanden na datum AV. Art. 577-9, §2 BW. 

6) Veelgestelde vragen

Moet een vrijwillige (niet-professionele) syndicus ook verzekerd zijn?

Ja. Elke syndicus moet een aansprakelijkheidsverzekering hebben; voor BIV-leden gebeurt dit via de collectieve polis. :contentReference[oaicite:26]{index=26}

Wanneer is een raad van mede-eigendom verplicht?

Bij ≥20 kavels (excl. kelders/garages/PP) en ze houdt toezicht op het syndicusbeheer. :contentReference[oaicite:27]{index=27}

Wat als de syndicus niet (tijdig) registreert in de KBO?

De VME moet (via de syndicus) de inschrijving laten doen; registratie is verplicht sinds 1/4/2017 en raadpleegbaar via KBO Public Search. :contentReference[oaicite:28]{index=28}