Management Assistant in KMO-omgeving

Als Management Assistant in Wijnegem ben je verantwoordelijk voor het organisatorisch en administratief ondersteunen van het management. Samen met je 2 administratieve collega's.

• Je beheert de elektronische agenda en het travel management.
• Door jouw sterke administratieve skills kan je veel informatie verwerken en digitaliseren. Je wordt betrokken in diverse IT-projecten en volgt de vooruitgang mee op.
• Je rapporteert aan de CEO en de CO-CEO over een breed scala administratieve en organisatorische taken.
• Je werkt ook nauw samen met de HR-verantwoordelijke aan personeelszaken.
• Je staat in voor de organisatie van personeelsmeetings en – evenementen, in binnen- en buitenland.
• Samen met de andere collega’s van administratie sta je in voor de controle van facturen.
• Voor het luik vastgoed ben jij het aanspreekpunt voor mede-eigenaars. Je verzorgt jaarlijks de organisatie van de algemene vergadering. Daarna voer je de daaruit voortvloeiende actiepunten uit. Je bent ook contactpersoon voor onze huurders en staat in voor de administratie rond verhuur

• Je hebt een bachelor- of masterdiploma op zak en je hebt relevante ervaring in management ondersteuning.
• Je beschikt over een sterke kennis van het Nederlands, Engels, Frans en eventueel Duits; gesproken en geschreven.
• Je hebt een diplomatieke en discrete houding.
• Je kan je werk goed structureren zoals bij het verzamelen en opvolgen van informatie. Daarnaast kan je goed prioriteiten stellen.
• Je werkt graag nauwkeurig, je hebt ook voor detail en ordelijkheid. Als teamplayer hou je van onderling overleg en samenwerking met je collega’s.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

• Het gaat over een voltijdse vaste job op kantoor in Wijnegem, er is geen home office mogelijk.
• Je krijgt een marktconforme verloning en extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering.
• Je werkt 38u per week en daarbij heb je recht op 20 vakantie dagen plus 3 sectordagen.
• Je hebt een uitgebreide allround job die je zelf ook verder vorm kan geven.
• Er wacht een plekje in een fijn team binnen een familiebedrijf op jou.