Administratief bediende verhuur

Als Office Manager ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten die een woning willen (ver)huren. Op het kantoor zorg je dat alles vlot verloopt en heb je de nodige administratieve taken zoals: het ingeven van de panden in het systeem, het (laten) opmaken van het nodige publiciteitsmateriaal, de verkoopovereenkomsten opmaken, het agendabeheer van je collega's en het beantwoorden van mails. Kortom: je bent een administratieve duizendpoot met een hart voor klanten en collega's. Bovendien ben je verantwoordelijk voor de verhuurafdeling. Je volgt dossiers van begin tot einde op. Denk aan de opmaak, het bijstaan van verhuurders, foto's maken, kandidaat-huurders ter plaatse begeleiden en het opmaken van contracten.

Bedrijfsinformatie
De zaak is een vastgoedkantoor met vestiging in Zwevezele en Wingene, die onder een grote groep valt.

Sociaal en weet hoe met mensen om te gaan Stipt en gestructureerd In het bezit van een goede portie perfectionisme en verantwoordelijkheidszin en wil altijd het beste voor jouw klanten Je beheerst tools zoals Office 365 (Word, Excel, Outlook etc.) Ondernemend en communicatief sterk Leergierig: klaar om elke dag bij te leren en te groeien Stressbestendig Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken Positief ingesteld Geïnteresseerd in de vastgoedsector

• Vastgoed beheren: Vakantie- en vrijetijdswoningen
• De activiteiten van een team coördineren
• Vastgoed beheren: Gebouwen in mede-eigendom
• Vastgoed beheren: Bedrijfsgebouwen
• Vastgoed beheren: Sociale woningen, woningen met lage huur
• Meewerken aan promotieacties
• De kost van onderhouds- of herstellingswerken van het vastgoedpatrimonium inschatten
  Offerte-aanvragen voorbereiden
• Huurovereenkomsten van onroerende goederen opstellen
  De inning van huur en kosten administratief opvolgen (bewijs van betaling, procedure opstarten in geval van niet-betaling, ...)
• Bezoeken ter preventie van risico’s en onveilige situaties uitvoeren
  Afwijkingen vaststellen
• Het werk van leveranciers of dienstverleners controleren
• Meewerken aan de planning en uitvoering van herstellings- of renovatiewerken
• Opvolg- en activiteitengegevens registreren
  De informatie doorgeven aan de betrokken dienst
• Huuraanvragen analyseren, de bezetting van woningen opvolgen
  Voorstellen doen voor toekenning van woningen
• Huurders actuele informatie geven
  Antwoorden op de vragen en klachten van klanten
• Informatiesystemen voor interventies op de site opvolgen en actualiseren (uitrustingen, meters, ...)
• De administratie van het personeel werkzaam ter plaatse organiseren (vakantiedagen, vervanging, planning, ...)
• Plaatsbeschrijvingen opmaken, woningen bezoeken en eventuele werkzaamheden berekenen
• Acties uitvoeren ter ondersteuning van het personeelsbeheer (aanwerving, opleiding, ...)
• De bewakers, het onderhoudspersoneel, technisch personeel sensibiliseren over de veiligheids-, onderhoudsvoorschriften en vereisten inzake verzameling van afval

Je komt terecht in een familiaal vastgoedkantoor, met een mooie reputatie. Ze zijn afhankelijk van een grote groep waardoor je in een kleiner team terechtkomt, maar met de voordelen van een grote speler. Het is een 38urenweek, verdeelt over de week + zaterdagvoormiddag: van 9u tot 12u en 14u tot 18u