Onthaalmedewerker Gent

Jij maakt het verschil! Telefoonbehandeling, gastontvangst, kantoormateriaalbeheer, postverwerking, e-mailbeheer en allround administratieve ondersteuning,... Niets is jou teveel, alles gaat je af met een lach.

Bedrijfsomschrijving

Bij onze klant krijg je de kans om deel uit te maken van een internationaal vastgoedontwikkelingsbedrijf dat zich toelegt op het creëren van hoogwaardige commerciële, residentiële en multifunctionele projecten. Als je op zoek bent naar een dynamische werkomgeving waar innovatie en duurzaamheid centraal staan, dan is dit dé plek voor jou. De klant biedt niet alleen de mogelijkheid om te werken aan uitdagende projecten, maar ook om bij te dragen aan de stedelijke ontwikkeling en het verbeteren van de leefomgeving. Sluit je aan bij het team en maak deel uit van een bedrijf dat voorop loopt in de vastgoedsector.

Omschrijving

Als Office Assistant ben je een manusje van alles, je talenten worden dan ook ingezet waar nodig. Je takenpakket zal geen dag hetzelfde zijn, enkele kerntaken omvatten alvast:

• Ontvang gasten met een glimlach en bied een professioneel en vriendelijk onthaal aan de receptie.
• Beheer vakkundig inkomende telefoongesprekken en zorg voor een efficiënte verwerking ervan.
• Begeleid bezoekers naar vergaderruimtes met een gastvrije en attente benadering.
• Zorg voor een georganiseerd beheer van kantoormateriaal om een soepele werking van het kantoor te garanderen.
• Handel inkomende en uitgaande post af met precisie en beheer e-mails en correspondentie op een professionele manier.
• Bied allround administratieve ondersteuning, waaronder het bijhouden van documentatie en het organiseren van afspraken.
• Toon initiatief en denk proactief mee over manieren om de administratieve processen efficiënter te maken en de algehele werking van het kantoor te verbeteren.

Daarnaast wordt interne groei sterk aangemoedigd, na verloop van tijd zal gekeken worden hoe jouw takenpakket kan worden uitgebreid naargelang jouw wensen en vaardigheden.

• Heb je een relevant diploma en enige ervaring in onthaal? Dan zoeken wij jou!
• Werk nauwkeurig, efficiënt en discreet - jouw talenten zijn onmisbaar voor ons team.
• Vertegenwoordig ons met trots en wees attent naar anderen toe, terwijl je assertief optreedt.
• Toon je gedrevenheid, veerkracht en een positieve instelling - we kunnen niet wachten om samen te werken!
• Ben je Nederlandstalig en beheers je ook Frans en Engels? Dan heb je precies wat we nodig hebben.
• Als administratieve duizendpoot blink je uit in communicatie en schakel je snel tussen taken.
• Werk zelfstandig én in teamverband, en handhaaf altijd de hoogste niveaus van discretie.

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

• Betreed de opwindende wereld van een internationale, snelgroeiende en welvarende organisatie.
• Ervaar een dynamische werkomgeving waar initiatief en autonomie worden aangemoedigd en gewaardeerd.
• Ontvang een aantrekkelijk verloningspakket dat is afgestemd op jouw unieke vaardigheden en ervaring als blijk van waardering voor jouw inzet.