Office Manager Vastgoed

Als vastgoedbeheerder vervult u een veelzijdige en cruciale rol binnen onze organisatie, waarbij u aanzienlijke verantwoordelijkheden draagt. U zult nauw samenwerken met de projectleiders en het managementteam en fungeren als een belangrijke schakel in onze operationele processen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Ondersteuning van de projectleiders bij het opstellen van offertes, het verwerken van beslissingen en het beheren van herstel- en renovatieprojecten.

• Toevoegen van leveranciers en klanten aan het ERP-systeem en ervoor zorgen dat deze informatie up-to-date blijft.

• Beheer van schadegevallen: het indienen van schadeclaims, het aanstellen van experts, het maken van afspraken, het versturen van rapporten naar verzekeringsmaatschappijen, het opvolgen van schadedossiers, het opvragen en versturen van bestekken, het onderzoeken of schadegevallen zijn verzekerd, en het onderzoeken van mogelijke oplossingen voor schadegevallen.

• Opvolging en verwerking van rapportages en aanwezigheidslijsten.

• Digitaal kunnen raadplegen, invoeren en bijwerken van gegevens, zoals het aanmaken van badges, het registreren van telefoongesprekken, etc.

• Kopiëren, klasseren, typen, en lay-out verzorgen van documenten.

• Behandeling van dagelijkse correspondentie.

• Aannemen van telefoongesprekken en klanten bellen.

• Ontvangst van klanten.

Daarnaast zult u ook vergaderingen leiden waarbij u input kunt leveren en beslissingen kunt helpen nemen met betrekking tot de vastgoedprojecten en operationele activiteiten van deze organisaties.

We zoeken iemand die van aanpakken weet en actief meewerkt aan het groeiverhaal van Skyline Plus. Je bent een plantrekker die perfect kan werken in teamverband. Je hebt de ambitie en de ‘goesting’ om je in te zetten voor het bedrijf en nieuwe horizonten te verkennen.

Enkele volgende kenmerken:

• Eerste werkervaring in een functie met soortgelijke verantwoordelijkheden.
• Een basis ervaring in het boekhouden om boekhoudkundige taken uit te voeren.
• Nederlandse kennis is uitstekend, andere talenkennis is mooi meegenomen.
• Sterk in het uitvoeren en opvolgen van administratie.
• Prioriteiten kunnen stellen.
• Interesse in vastgoed en alles wat daarbij komt kijken.
• Leergierig en staat open om te willen bijleren.
• Ervaring met CRM en ERP systemen en een zeer goede kennis van MS Office.
• Stressbestendig
• Je beschik over een rijbewijs B

• Vastgoed beheren: Vakantie- en vrijetijdswoningen
• Vastgoed beheren: Gebouwen in mede-eigendom met moeilijkheden
• Vastgoed beheren: Gebouwen in mede-eigendom
• Relaties met een partnernetwerk, lokale overheden, instanties die huurders of eigenaars vertegenwoordigen, ... opbouwen en onderhouden
• Vastgoed beheren: Residentieel vastgoed
• De technische, juridische en financiële haalbaarheid van een project evalueren en bestuderen
• Onderhoudscontracten van het vastgoedpatrimonium beheren en opvolgen
• De voorbereiding van de werkzaamheden aansturen
  De bedrijven, aannemers, ... selecteren
• Vastgoed beheren: Bedrijfsgebouwen
• Verzekeringsovereenkomsten (actualiseren, verbintenis en opdracht tot betaling, ...) en schadegevallen (verklaring, berekening, terugbetaling, ...) opvolgen en beheren
• Maatregelen nemen ten gevolge van klachten of problemen (geschillen, inningen, ...)
• De werken tot de oplevering opvolgen en controleren
• De onderhoudswerkzaamheden, renovatie, sanering, bouw of inrichting van het vastgoedpatrimonium vaststellen en plannen
• Budgetten opvolgen
  De boekhoudkundige, juridische, fiscale, ... documenten invullen
• Algemene vergaderingen van mede-eigenaars organiseren
  Beslissingen en uitvoering van het reglement van mede-eigendom opvolgen
• Instaan voor het financieel beheer in mede-eigendom

Het betreft een voltijds contract (38 uur/week). Er is de mogelijkheid deze te presteren op 4 of 5 dagen.