Team Assistant

Onze klant, actief in de vastgoedsector, is actief op zoek naar een Team Assistant om in een Shopping Center (recent genoveerd). Als verantwoordelijke voor de administratieve ondersteuning van het team in het Shopping center, zal je verschillende taken op je bord krijgen. Beschrijving

- Je collega's hoeven zich geen zorgen meer te maken over kleine dagelijkse beslommeringen. Van het beheer van de post tot de operationele opvolging van leveranciers: jij staat altijd paraat!

- Agendabeheer, telefoonverkeer, factuurverwerking: het A tot Z van administratie heeft geen geheimen meer voor jou.

- Wat nog meer? Het organiseren van vergaderingen, het opvolgen en aanpassen van dossiers, … ook dat is helemaal jouw ding.

- En wat dacht je van het administratief en operationeel beheer van tijdelijke concessies of pop-ups. Het opvolgen van de omzetcijfers van handelaars en bezoekers... Ook dat behoort tot jouw taken.

- Je bent het aanspreekpunt voor handelaars en aarzelt niet om rechtstreeks hun vragen te beantwoorden of hen door te verwijzen naar de juiste personen.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren