Office Manager

Zoekt u een job met verantwoordelijkheden binnen een groeiende organisatie en de boeiende vastgoedsector dan zijn wij op zoek naar u!

Taken:

Als office manager ondersteun je het management in de interne organisatie van het gehele bedrijf.

Meer specifiek, ben je op dagdagelijkse basis verantwoordelijk voor:

• HR
• regelen van de interne huishouden binnen het kantoor (onthaal, planningvergaderzalen, onderhoud kantoor, kantoorartikelen, keukenbenodigdheden, ...)
• beheer van allerhande kantoorcontracten (van magazines tot nutsvoorzieningen)
• in- en uitgaande post behandelingen
• administratieve ondersteuning
• desgevallend events en specifieke projecten mee coördineren/ondersteunen

• Je beschikt over een bachelor en/of gelijkwaardig door werkervaring.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office Tools (Word, Excell, Outlook).
• Je bent vlot in het Nederlands en Frans, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je hebt verantwoordelijkheidszin, en bent acuraat en punctueel.
• Je bent organisatorisch sterk, ondernemend, resultaatgericht en stressbestendig.
• Je bent communicatief en sociaal vaardig.
• Je hebt interesse in de vastgoedsector

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren

• Aangename werksfeer in een dynamisch team.
• Een interessant verloningspakket
• Mogelijkheid tot beheren eigen dossiers