Administrative Support Specialist - Brus

De functie van Administratief en Polyvalent Assistent bij een Multi-Family Office omvat het ondersteunen van het management en experts bij administratieve taken.

Bedrijfsomschrijving

Het betreft een Multi-Family Office gevestigd in Brussel en Luxemburg, dat een uitgebreid scala aan wealth-managementdiensten aanbiedt aan ondernemers, leidinggevenden en vermogende particulieren. Met jarenlange ervaring en een goed georganiseerde interne structuur, richt het zich op maatwerk van hoge kwaliteit, waaronder advies, begeleiding, rapportage, en monitoring van klantportefeuilles, evenals juridische en fiscale ondersteuning, vastgoedadvies, financieringsplanning en fusie- en overnamecoördinatie.

Omschrijving

1. Dagelijkse update van het CRM (Client Relationship Management).
2. Digitalisering van interne en externe documenten.
3. Opstellen van offertes.
4. Redactie van rapporten en notulen van klant- en teamgesprekken.
5. Ondersteuning bij de voorbereiding van commerciële en juridische documenten voor klanten.
6. Vertalingen (Nederlands/Frans).
7. Administratief beheer en opvolging van klantdossiers.
8. Documenten classificeren en archiveren.
9. Bijdragen aan het volgen en coördineren van projecten en dossiers.
10. Plannen van afspraken met klanten en leveranciers en zorgen voor ontvangst.
11. Verantwoordelijkheid voor de verwerking en beheer van correspondentie, inclusief post, e-mails, presentaties, en notities.

• Bachelor diploma
• Perfecte tweetaligheid (NL/FR) in lezen, schrijven en spreken.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
• Uitgebreide ervaring met CRM-systemen en vaardigheid in Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, enz.).
• Georganiseerd en ordelijk met een scherp oog voor detail.
• Discreet en in staat om vertrouwelijke informatie te behandelen.
• Teamspeler die informatie uitwisselt en bijdraagt aan oplossingen.
• Positieve houding, loyaliteit, toewijding, flexibiliteit en professioneel handelen.

• Toezicht houden op en coördineren van de beheerscontrole en de interne audit (evaluatie van de financiële risico's, validatie van fiscale keuzes, ...)
• Toezicht houden op het beheer van de liquiditeiten
  Aanbevelingen aan leidinggevenden doen over de toekenning van financiële middelen
• Procedures voor het administratieve en financiële beheer, indicatoren voor de opvolging van de activiteit en rapportering aan de directie, bepalen en opstarten
• De evolutie van de financiële resultaten van de organisatie opvolgen
  Het financieringsplan opstellen
• De begroting van de organisatie opstellen, voorleggen aan de leidinggevende instanties en aanpassingen uitvoeren

• Een stimulerende werkomgeving met een competitief salarispakket.
• GSM en abonnement.
• Laptop.
• Maaltijdcheques.
• Ecocheques.
• Abonnement op een fitnessruimte of vergoeding van fitnesskosten.
• Mogelijkheid tot telewerken na één jaar dienstverband.
• Kansen voor loopbaanontwikkeling gebaseerd op prestaties en vaardigheden.
• Mogelijkheden om vaardigheden te ontwikkelen en initiatieven te nemen.
• Lidmaatschap van een dynamisch en gepassioneerd team.